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根据《华中农业大学二级教职工代表大会制度建设实施条例》，经学院第一届教职工代表
暨工会会员代表大会筹备领导小组会议讨论，决定对外国语学院“双代会”代表产生和管理制定如下办法：
1．以学院系（部、室）为选举单位。
2．学院教代会代表在选举单位的在职教职工中直接选举产生。代表实行常任制，届满可连选连任。
3．学院教代会代表人数按教职工总数的40%确定。代表要体现代表性和群众性，学院教代会的教师代表不得少于代表总数的百分之八十。
4．代表组成要体现教师、管理干部及其它专业技术人员、工人相结合；各类职称人员相结合；老中青人员相结合；男女代表比例适当的原则。
5．当选代表应符合以下条件：（一）坚持党的基本路线，拥护党的方针、政策，遵纪守法；（二）具有一定的教学、科研和管理能力，能胜任本职工作；（三）热心为教职工办事，公道正派；（四）密切联系职工，如实反映职工的意见和要求，积极参加学院的民主管理和监督。（五）学院在编、在岗教职工。
6．学院党、政、工负责人一般应选为代表。选举时，将他们的名额分配到下属基层单位，以普通教职工身份参加选举，当选后不占该单位的名额。学校教代会代表应该作为学院二级教代会的当然代表。
7．各选举单位根据代表产生及管理办法，酝酿确定代表候选人名单。代表采取无记名投票方式进行选举，代表候选人须经选举单位全体教职工半数以上同意方能当选代表。
8．选举结果报教代会筹备工作领导小组，进行资格审查。审查当选代表是否符合代表条件和代表结构比例，其当选是否符合规定程序，代表经资格审查确认有效后，予以公布。
9．代表在学院内部机构调动，其代表资格保留；代表调离本单位或者退休，其代表资格自然失效。代表连续一年以上不能参加教代会活动的，其代表资格一般不予保留。代表被开除公职的，其代表资格自开除之日即行停止。代表失去教职工信任的，由原选举单位向基层工会提出撤销其代表资格的申请。撤销代表资格，须经原选举单位教职工讨论，全体教职工过半数同意，方可做出决定。撤销代表资格，要及时书面报告学院工会，由学院工会提请学院教代会主席团讨论通过后，予以宣布。教代会代表受到记过以上行政处分，或依法受到刑事处罚，取消其代表资格。
10．代表出现缺额，由学院教代会主席团根据情况确定是否需要补选，补选代表的条件和程序与选举代表相同。
11．学院教代会设特邀代表。特邀代表可以是本单位的在职干部和教职工，也可以是本单位离（退）休干部和教职工。特邀代表学院教代会筹备领导小组与有关方面协商确定。特邀代表没有表决权、选举权和被选举权。
外国语学院“双代会“筹备领导小组
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二ＯＯ八年十一月六日